Dekont Takip Sistemi
İşletmelerde mesleki eğitim gören öğrencilerin ücret dekontlarını her ay tek tek toplamak zorunda değilsiniz. Koordinatör öğretmen kendi öğrencisinin dekontunu yükler; eksik kalanları yönetim tek ekrandan görür.
Koysis bu işten doğdu.
Başlangıçta yalnızca dekont takibi için dekonttakip.com adında ayrı bir sistem kurmuştuk. Amaç tekti: MESEM ve MTAL öğrencilerinin ödeme dekontları kaybolmasın, kimin hangi ayı eksik bıraktığı görünsün. O sistem kapandı ve tamamı Koysis'in içine taşındı — dekont takibi bugün de ürünün en çok kullanılan parçası.
Dekont neden bu kadar yük getiriyor?
Dekont, işletmenin öğrenciye ödemeyi gerçekten yaptığını gösteren banka belgesidir. Sorun belgenin kendisi değil, her ay tekrar etmesi: 40 öğrencisi olan bir okulda dönem sonunda 300'ün üzerinde ayrı dosya birikir.
Uygulamada bu dosyalar koordinatör öğretmenin telefonunda, WhatsApp gruplarında ve e-posta ekinde dağılır. Dönem kapanışında sorulan soru hep aynıdır: kim, hangi öğrenci için, hangi ayı yüklemedi? Bu soruya klasörlere bakarak cevap vermek saatler alır.
Neden kritik
3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu kapsamında işletmede eğitim gören öğrenciye ücret ödenir ve bu ücretin bir bölümü devlet katkısıyla karşılanır. Katkının işlemesi ödemenin belgelenmesine bağlıdır; eksik dekont hem devlet katkısı sürecini hem de denetimi doğrudan etkiler. Oranlar ve şartlar için İşveren Devlet Katkısı Rehberi'ne bakabilirsiniz.
Koysis'te dekont takibi nasıl işliyor?
Dönem açılır
Yönetim ayı (dönemi) açar. Hangi öğrencinin o ay kaç gün çalıştığı ve ne kadar ödeme alması gerektiği sisteme girilir; e-MESEM ve AMP dosyalarından toplu aktarım yapılabilir.
Öğretmen yükler
Koordinatör öğretmen kendi panelinden, sorumlu olduğu öğrencinin dekontunu yükler. Yalnızca kendi öğrencilerini görür; başka öğretmenin listesine karışmaz.
Eksikler görünür
Yönetim ekranında o dönem için yüklenmiş ve yüklenmemiş dekontlar birlikte listelenir. Kimi arayacağınızı klasör açmadan görürsünüz.
Dönem arşivlenir
Dönem kapandığında tüm dekontlar toplu olarak indirilir. Dosyalar okulunuza ait bulut alanında saklanır; arşiv sizde kalır.
Klasör düzeni ile karşılaştırma
Excel ve paylaşılan klasörler az sayıda öğrencide iş görür. Aşağıdaki fark, öğrenci sayısı arttıkça ve ay tekrarlandıkça ortaya çıkar.
| Excel + klasör + WhatsApp | Koysis | |
|---|---|---|
| Eksik dekont tespiti | Elle karşılaştırma | Dönem ekranında hazır liste |
| Dosyanın kendisi | Telefon, e-posta, WhatsApp'a dağılır | Öğrenci kaydına bağlı saklanır |
| Öğretmen yetkisi | Herkes tüm dosyaları görür | Öğretmen yalnızca kendi öğrencisini görür |
| MESEM ve MTAL ayrımı | Ayrı dosyalar, ayrı düzen | Tek sistemde, kaynak ayrımıyla |
| Dönem sonu arşiv | Klasörleri elle toplama | Toplu indirme |
| Öğretmen değişince | Dosyalar eski öğretmende kalır | Kayıt okulda kalır |
Sık sorulanlar
MESEM dekontu nedir?
İşletmelerde mesleki eğitim gören öğrenciye ödenen ücretin, işletme tarafından gerçekten ödendiğini gösteren banka dekontudur. Okul, devlet katkısı süreci ve denetim için bu belgeyi öğrenci bazında toplamak zorundadır.
Dekontları kim toplar?
Uygulamada dekontları koordinatör öğretmenler işletme ziyaretlerinde toplar, koordinatör müdür yardımcısı eksikleri takip eder ve dosyalar. Koysis'te öğretmen kendi öğrencisinin dekontunu yükler, yönetim eksik listesini tek ekrandan görür.
Dekont takibi Excel ile yapılabilir mi?
Az sayıda öğrencide yapılabilir. Ancak dekont aylık tekrar eden bir iştir: her ay her öğrenci için ayrı dosya gelir. Excel dosyanın kendisini saklamaz, bu yüzden dosyalar WhatsApp ve e-posta arasında dağılır; kimin hangi ayı yüklemediği kaybolur.
MTAL öğrencileri için de kullanılabilir mi?
Evet. Sistem MESEM ve MTAL (AMP) kayıtlarını ayrı kaynak olarak tutar; iki program için de dönem, ödeme günü ve tutar bilgisi ayrı ayrı izlenir.
Yüklenen dekontlar nerede saklanıyor?
Dekont dosyaları okulunuza ait alanda, bulut depolamada tutulur. Dönem kapandığında tüm dekontlar toplu olarak indirilebilir; arşiv okulda kalır.
Dekont, işin tamamı değil
Dekont takibi Koysis'in çıkış noktasıydı ama tek parçası değil. Aynı sistemde koordinatörlük evrakları, devamsızlık takibi, işletme–öğrenci eşleştirmesi ve ders yükü hesabı da bulunuyor: koordinatörlük programının tamamını inceleyin.
Hesaplama araçlarımız ücretsiz ve üyelik gerektirmiyor: Ders Yükü Hesaplayıcı, Norm Hesaplama Robotu, Görev Yazısı Oluşturucu.
Okulunuzun dekontlarını bir dönem boyunca ücretsiz deneyin
30 gün boyunca tüm özellikler açık, kredi kartı istenmez. Kurulumu biz yapıyoruz; okulunuzun öğrenci ve işletme listesini aktarmanız yeterli.